1. Conducerea este asigurata de un Sef serviciu.
2. Raporturi:

1. De subordonare ierarhica:

• este subordonata prefectului si subprefectului care indeplineste in numele prefectului atributii in acest domeniu.

2. De colaborare:

• cu autoritatile administratiei publice locale
• cu serviciile publice deconcentrate ale ministerelor si ale celorlalte organe centrale organizate in judet, cu unitati din subordinea ministerelor care nu au servicii deconcentrate, cu regiile autonome de interes national si cu filialele acestora din judet, precum si cu companiile nationale reprezentate in judet
• cu alte institutii si organizatii cu atributii specifice
• cu redactiile mass media locale si nationale
• cu celelalte compartimente din institutie.

Pe serviciu se asigura:

1. primirea si repartizarea pe consilieri a corespondentei pentru solutionare;
2. inregistrarea acesteia in registrul de evidenta al serviciului si urmarirea solutionarii ei la timp;
3. intocmirea rapoartelor, a informarilor si a tuturor materialelor necesare, in conformitate cu prevederile legale.

3. Serviciul afaceri europene, relatii internationale, comunicare si relatii publice, indeplineste urmatoarele atributii:

1. Cu privire la realizarea politicilor nationale, a celor de integrare europeana si a planului de masuri pentru integrare europeana si intensificare a relatiilor externe:

1. intocmste anual planul de actiuni pentru realizarea in judet a politicilor nationale, a politicilor de integrare europeana si intensificare a relatiilor externe, cu consultarea consiliului judetean si a conducatorilor serviciilor publice deconcentrate;
2. elaboreaza, in colaborare cu reprezentanti ai consiliului judetean, ai serviciilor publice deconcentrate, ai autoritatilor administratiei publice locale, precum si ai societatii civile, planul de masuri judetean, in conformitate cu documentele programatice referitoare la integrarea europeana;
3. actioneaza, cu sprijinul serviciilor publice deconcentrate si al structurilor de integrare europeana, pentru cunoasterea documentelor privind integrarea europeana adoptate la nivel central;
4. actioneaza pentru atragerea societatii civile la activitatile care au legatura cu procesul de integrare europeana si participa la programele societatii civile in domeniul integrarii europene;
5. desfasoara activitati menite sa conduca la cunoasterea de catre autoritatile administratiei publice locale si de catre cetateni a programelor cu finantare externa, initiate si sustinute de Uniunea Europeana si de alte organisme internationale;
   
6. intocmesc, gestioneaza prin evidenta centralizata si monitorizeaza activitatea de relatii si de colaborari internationale a institutiei prefectului;
7. elaboreaza evidenta centralizata a rapoartelor de activitate, intocmite obligatoriu pentru orice activitate de relatii internationale;
8. acorda consultanta autoritatilor administratiei publice locale privind proiectele acordurilor de colaborare, cooperare, asociere, infratire si aderare initiate de catre acestea.

2. Cu privire la activitatea de comunicare si relatii publice:

1. asigura  aplicarea prevederilor legale privind liberul acces la informatiile de interes public, conform Legii nr. 544/2001, H.G. 123/2002;
2. selecteaza  informatiile din interiorul institutiei – defineste sferele de interes, evalueaza si selecteaza informatiile utile pentru organizatie si care prezinta interes pentru public;
3. pregateste materialele necesare pentru informarea presei – concep si redacteaza notele de presa, dosarele  de presa si textele eventualelor declaratii de presa;
4. organizeaza si participa la manifestarile pentru presa – concepe comunicatele de invitatie la conferinta de presa si organizarea evenimentului propriu – zis (conferinta, briefing, seminar de presa, vizite de presa, etc.), discuta tematica ce va fi abordata, cu reprezentantii institutiei care vor fi invitati sa ia cuvantul in cadrul conferintei, pregateste materialele care vor compune mapa presei;
5. mentine legatura permanenta cu jurnalistii – intalniri zilnice cu acestia pentru asigurarea unui flux informational constant pentru reprezentantii presei si pentru mentinerea interesului acestora fata de activitatea institutiei pe care o reprezinta si pentru asigurarea informarii corecte si prompte a opiniei publice;
6. mediaza contacte intre conducerea institutiei si jurnalistii care solicita interviuri sau declaratii pentru o mai buna documentare a subiectului;
7. concepe si actualizeaza documente referitoare la institutie – purtatorul de cuvant trebuie sa dispuna de o baza de date cat mai bogata si operationala si beneficiaza de colaborarea tuturor directiilor si departamentelor care ii pun la dispozitie cele mai importante date legate de activitatea lor;
8. gestioneaza functionarea si actualizarea site- ului institutiei, cu sprijinul compartimentelor functionale;
9. realizarea bazei de date care sa contina cele mai importante informatii despre jurnalistii cu care lucreaza institutia respectiva si despre institutiile mass-media locale, regionale sau nationale cu care colaboreaza institutia;
10. realizarea rapoartelor anuale in baza Legii nr. 544/5001 si Legii nr. 52/2003.

3. Cu privire la activitatea cu caracter specific de secretariat:

1. primirea si verificarea corespondentei;
2. clasificarea si ordonarea corespondentei in mapa;
3. trierea corespondentei prin catalogarea subiectului, in scopul stabilirii modalitatii de raspuns si solutionare;
4. inregistrarea in registrul de intrare – iesire si consemnarea datei pe documentul primit;
5. repartizarea si urmarirea rezolvarii corespondentei;
6. pregatirea corespondentei pentru expediere si expedierea corespondentei;
7. elaborarea propunerilor privind procedura/normele interne privind circuitul documentelor;
8. tinerea evidentei petitiilor, in functie de termene si compartimente in registre special intocmite;
9. realizarea evidentei registrelor de intrare-iesire, a corespondentei ordinare, a condicilor de predare-primire, a corespondentei ordinare, a borderourilor de expeditie a documentelor ordinare, a registrelor de evidenta a documentelor nesecrete multiplicate, a registrului de primire a persoanelor in audiente;

4. Cu privire la activitatea de preluare si gestionare a fondului arhivistic:

1. inregistrarea si tinerea evidentei tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii. Documentele de depun la depozitul arhivei in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces verbal de predare-primire.
2. tinerea evidentei tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit pe baza unui registru;
3. gruparea documentelor in dosare potrivit problemelor si termenelor de pastrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor;
4. intocmirea nomenclatorului dosarelor arhivistice;
5. asigurarea functionarii comisiei de selectionare, conform Legii nr. 16/1996, numita prin ordin al prefectului;
6. asigurarea pastrarii documentelor in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege;
7. asigurarea depunerii documentelor, spre pastrare permanenta, la Arhivele Nationale si la Directia Judeteana a Arhivelor Nationale;

5. Cu privire la activitatea de primire si evidenta a petitiilor:

1. inregistrarea petitiilor adresate Institutiei Prefectului judetul Timis si le transmite conducerii institutiei, pentru a fi directionate spre rezolvare directiilor, serviciilor sau compartimentelor. In cazul in care un petent adreseaza mai multe petitii, sesizand aceeasi problema, le anexeaza pentru ca petentul sa primeasca un singur raspuns;
2. tinerea evidentei petitiilor intr-un registru special;
3. intocmirea semestrial sau la cerere a raportului privind numarul de petitii inregistrate si al celor care au primit raspuns.

6. Cu privire la activitatea de primire a cetatenilor in audienta:

1. organizarea primirii cetatenilor in audienta, informarea acestora asupra programului de audiente aprobat de Institutia prefectului;
2. tinerea evidentei cetatenilor primiti in audiente, intr-un registru special;
   
3. intocmirea semestrial sau la cerere, a raportului privind numarul cetatenilor primiti in audiente, al problemelor sesizate si a modului in care s-au rezolvat;

7. Cu privire la activitatea de primire a cetatenilor in audienta:

1. preluarea si verificarea documentatiei in vederea aplicarii apostilei pe actele oficiale administrative intocmite pe teritoriul Romaniei, care urmeaza sa produca efecte juridice pe teritoriul unui stat semnatar al Conventiei de la Haga cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, incheiata la 05 octombrie 1961, la care Romania a aderat prin O.G. nr. 66/1999, aprobata prin Legea nr. 52/2000 cu modificarile ulterioare.

8. Cu privire la alte activitati:

1. intocmirea calendarului principalelor sarbatori si manifestari aniversare, omagiale si comemorative in vederea organizarii lor, conform prevederilor legale;
   
2. asigurarea reprezentarii institutiei la evenimente importante;
   
3. participarea la instituirea unor premii, diplome, medalii pentru institutii cu rezultate deosebite sau personalitati a caror activitate meritorie a fost recunoscuta de forurile de specialitate.
   

Functionarii publici din cadrul Serviciului afaceri europene, relatii internationale, comunicare si relatii publice indeplinesc orice alte atributii primite de la prefect si subprefecti pentru realizarea cu celeritate, in conditiile legii, a activitatilor specifice.